Iskanje gradiva in informacij po elektronskih informacijskih virih je postala nujna stalnica sodobnega neodvisnega raziskovalnega dela, študija in vseživljenskega učenja. Nasveti so namenjeni v pomoč pri vseh glavnih elementih iskanja po elektronskih informacijskih virih.
1. Priporočljivo je, da pred pričetkom iskanja odgovorimo na, vsaj na prvi pogled, preprosto vprašanje: Kaj iščemo? Treba je torej premisliti o bistvenih pojmih in jih poimenovati z ustreznimi (ključnimi) besedami, ki jih bomo tudi uporabili pri iskanju. Prav tako je treba razmisliti o možnih alternativah, sinonimih, širših in ožjih izrazih. Takšen premislek nam bo omogočil lažje poiskati ustrezne dokumente. Več o tem v točki 3.
V pomoč pri opredeljevanju iskalnih pojmov imamo na voljo slovarje, leksikone, enciklopedije itn. Na Mrežniku jih najhitreje najdemo, če v izbirniku Vrsta vira izberemo Enciklopedije, leksikoni, priročniki oziroma Slovarji.
2. Pogosto imajo viri indekse (kazala), ki omogočajo lažje in natančnejše določanje iskalnih pojmov. Indeksi so seznami besed, fraz, znakov ali šifer, po katerih lahko iščemo v informacijskem viru v izbrani rubriki, npr. indeks predmetnih oznak, avtorjev itn.
Do indeksov lahko najpogosteje dostopamo prek naprednega iskanja, lahko pa se nahajajo tudi na zaslonu osnovnega iskanja. Znanstvene bibliografije pogosto omogočajo uporabo indeksov ter seznamov znanstvenih in strokovnih revij, ki vključujejo osnovne informacije o vsebini in dostopnosti revij.
3. Priporočamo tudi uporabo posebnih indeksov, t.i. tezavrov. To so kontrolirani geslovniki, slovarji sopomenk, ki nam iskani izraz predstavijo v kontekstu njegovih nadpomenk, podpomenk in sorodnih izrazov, kar nam zares omogoča zelo natančno določanje naših iskalnih izrazov in bolj učinkovito poizvedovanje.
Tako kot indeksi, se tudi tezavri navadno nahajajo na zaslonu naprednega iskanja. Najdemo ga pod oznako tesaurus, thesaurus, MeSH (medicina), subject terms ali slovensko slovar sopomenk. Podobno si lahko pomagamo tudi Spletnim splošnim slovenskim geslovnikom.
4. Naslednje pomembno vprašanje, na katerega si moramo odgovoriti je, Kje iščem? Informacijskih virov je veliko in se med seboj razlikujejo. Zato je potrebno izbrati vir glede na temo in tip dokumentov, ki jih želimo poiskati. Pogosto je potrebna kombinacija različnih virov.
Na voljo imamo veliko število različnih virov. Nekateri pokrivajo določeno strokovno področje (kemija, psihologija, glasba …), drugi so interdisciplinarni, ki lahko pokrivajo širša področja naravoslovja, družboslovja, tehnike ali celo vsa našteta področja. Za lažje iskanje vsebin z različnih področij imajo nekatere knjižnice na voljo orodja, ki omogočajo sočasno iskanje tako v svojih katalogih, digitalnih knjižnicah, bibliografskih zbirkah, zbirkah celotnih besedil itn. Takšno orodje naše knjižnice je mEga iskalnik.
Za pregled in iskanje različnih virov uporabite možnost VIRI na Mrežniku, ki je katalog informacijskih virov in vstopna točka, ki omogoča po predhodni prijavi uporabo virov tudi izven lokacij knjižnic. Na Mrežniku imamo urejene povezave do več kot 130 različnih virov in o vsakem so na voljo osnovne informacije (vsebina, iskanje, dopolnjevanje, jezik vmesnika).
5. Večina virov je dostopnih vsem uporabnikom na delovnih postajah v knjižnici. Z lokacij izven knjižnice pa so dostopni le članom knjižnice, v določenih primerih le določenim kategorijam članov (npr. študentom in zaposlenim na UL) prek storitve oddaljenega dostopa.
Na Mrežniku v rubriki Oddaljeni dostop dobite vse informacije o oddaljenem dostopu. Upoštevati je potrebno tudi licenčne in druge omejitve dostopa.
6. Pri iskanju potrebnih informacij uporabljamo različne uporabniške vmesnike. V vmesnikih je potrebno biti pozoren predvsem na iskalne možnosti, iskalna orodja, možnosti registracije uporabnika in rubriko Pomoč, kjer so informacije o posebnostih iskanja.
Navadno imamo v informacijskih virih možnost osnovnega, enostavnega iskanja z enim iskalnim okencem in naprednega iskanja z več iskalnimi okenci, ki omogočajo bolj kompleksne poizvedbe. Medtem ko je osnovno iskanje običajno enostavnejše, pa nam napredno iskanje omogoča natančnejše določene poizvedbe in več kontrole pri iskalnem procesu.
7. Tretje pomembno vprašanje, na katerega moramo odgovoriti je Kako iščem? Iščemo seveda tako, da izbrane ključne besede vnesemo v iskalna okenca, jih na ustrezne načine kombiniramo in tako poiščemo gradivo, ki ustreza našim iskalnim potrebam. Pri tem je najpomembnejši izbor iskalnih pojmov (ključnih besed), vendar tudi načini, kam in na kakšen način jih bomo vnesli.
8. Iskane besede lahko vnesemo v (eno) okence enostavnega iskanja in pošljemo v iskanje. Rezultati bodo predstavljeni v seznamu gradiva, razporejenem glede na algoritem pomembnosti, ki je vgrajen v iskalni mehanizem. Za več kontrole nad iskalnim procesom se priporoča uporaba naprednega (izbirnega) iskanja, v katerem iskalne pojme vnesemo v točno tisto rubriko, ki jo naj iskalnik preišče.
V COBISS/OPAC lahko gradivo na določeno temo poiščemo tako v osnovnem iskanju, ki nam običajno prinese več rezultatov (med katerimi je večji delež nepomembnega gradiva za nas); če podobno tematsko iskanje opravimo v izbirnem iskanju, kjer iskalne pojme vnesemo v rubriko Predmetne oznake, bo to prineslo manjše število rezultatov, a zaradi bolj natančne poizvedbe bo med njimi manjše število nepomembnih gradiv za naše potrebe.
9. Pri iskanju moramo upoštevati tudi besede, ki jih zbirke ne uporabljajo. Največkrat gre za pogosto uporabljene besede ali besede, ki nimajo odločilnega vsebinskega pomena. Te besede, tudi če jih boste vnesli v okenca, iskalnik ne bo upošteval. V izogib problemom pri uporabi teh besed priporočamo uporabo fraznega iskanja. To pomeni, da dva ali več iskalnih pojmov postavimo med navednice, npr. ''vitamin A''.
Gre za različen nabor besed, med katerimi so najpogosteje v angleškem jeziku a, the, with, within ipd. Na zaslonu vmesnika vira poiščite Pomoč (Help), kjer se navadno nahaja celoten seznam teh besed.
10. Nekateri zbirke omogočajo tako imenovano krajšanje (krnjenje) besed, kar pomeni, da lahko vnesemo krn ali koren iskane besede, ki ga opremimo s posebnim znakom. Tako opremljene besede poiščejo večje število rezultatov iskanja.
Najpogostejši in najbolj uporabljeni znak je zvezdica *. Ta nadomešča poljubno število znakov , ki se nahajajo za korenom iskane besede (npr. igra* poiskane bodo besede igra-lec, igra-lka, igra-la, igra-nje, igra-ča, igra-čke ne pa tudi igr-išče). Na voljo so tudi drugi znaki kot npr. ? (vprašaj), ki nadomešča navadno en znak (npr. behavi?or poiskane bodo besede behavior kot tudi behaviour). Informacije o znakih, ki jih uporabljajo tuje zbirke dobimo v pomoči pod izrazi wildcard oz. truncation.
11. Iskane besede lahko med sabo kombiniramo z uporabo operatorjev. Najpogosteje uporabljamo logične (Boolove) operatorje AND, OR, NOT (slovensko IN, ALI, IN NE). Vrstni red izvajanja pa določamo z okroglimi oklepaji ( ). Princip je enak kot pri računanju z oklepaji, kjer se najprej razrešijo vrednosti znotraj oklepajev. Operator AND bo vrnil rezultate, ki vsebujejo obe ali več iskanih besed hkrati (npr. mobing AND zaposleni) ; OR bo vrnil rezultate, ki bodo ustrezali vsaj enemu od iskalnih pojmov, npr.(mobing OR mobbing OR trpinčenje) AND (zaposleni OR delovno mesto). OR navado uporabljamo v primerih, ko želimo uporabiti sinonime iskanih besed; NOT pa bo vrnil tiste rezultate, ki ustrezajo prvi iskani besedi in iz teh rezultatov odstranil vse tiste, ki ustrezajo drugemu iskalnemu pojmu; ((mobing OR mobbing OR trpinčenje) AND (zaposleni OR delovno mesto)) NOT zdravstvo.
Pogosto se srečamo tudi z operatorji bližine. Še zlasti so uporabni v zbirkah, ki vsebujejo celotna besedila. Najpogostejša sta WITH (okrajšava W) in NEAR (okrajšava N). WITH določa vrstni red vnešenih iskanih besed, ki se morajo v zbirki pojaviti v enakem vrstnem redu, kot smo jih vnesli, med njimi pa je lahko določeno število besed, ki jih določimo s številko (npr. mobing WITH3 zaposleni - poiskani bodo tako tudi mobing pogosto trpinčenje in zaposleni). NEAR ima podobno funkcijo kot WITH, le da NEAR dopušča poljuben vrstni red besed v iskani zbirki (npr. mobing NEAR3 zaposleni - najdeni bodo tudi zaposleni in mobing pogosto trpinčenje).
12. Rezultati iskanja so običajno predstavljeni v preglednem in oštevilčenem seznamu, vsak zadetek pa je predstavljen z osnovnimi bibliografskimi podatki. Različne zapise rezultatov navadno lahko shranimo, si jih natisnemo, pošljemo po elektronski pošti ali jih izvozimo v orodje za upravljanje z bibliografskimi referencami (EndNote). Podrobnosti posameznega rezultata prikličemo na zaslon s klikom na naslov. V kolikor elektronski vir vsebuje celotna besedila, je dostop do teh omogočen preko ikone za pdf datoteko.
13. Če je iskalna zahteva vrnila preveč rezultatov, si lahko pri izboru in zoževanju obsega rezultatov pomagamo s ponovnim, bolj podrobnim iskanjem; kjer so na voljo, pa lahko uporabimo filtre (levo ali desno od rezultatov iskanja), s katerimi preprosto dodajamo dodatne vsebinske ali formalne zahteve naši poizvedbi.
Elektronski viri, še posebno znanstvene bibliografije, imajo veliko možnosti, s katerimi lahko izločimo zapise brez celotnih besedil in nerecenzirane prispevke, zadetke le z določenih revij in virov, želenega tipa in za želeno obdobje. Tako prihranimo čas pri izboljševanju prvotne iskalne poizvedbe, ker to storimo zgolj z nekaj kliki.
Razpoložljivega gradiva je v naših virih na voljo zelo veliko. Učinkovito iskanje gradiva preko elektronskih informacijskih virov je zato proces, v katerem je potrebno skrbno izbrati iskalne pojme in njihove sinonime, večkrat preoblikovati iskalno zahtevo in jo po potrebi širiti in zoževati. Sistematičen pristop, premišljena izbira virov in uporaba kvalitetnih iskalnih orodij vam bodo pri tem v veliko pomoč.